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使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

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通过网络实现下属分支机构之间、总部与各下属分机构之间的档案信息共享、汇总、移交和传递。通过通用的WEB查询平台和统一的权限管理，在任何分支机构都可以进行跨部门、跨单位、跨地域的档案检索、浏览和利用，形成总部和下属分支机构之间的虚拟档案信息中心。

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2021年1月4日档案局长、馆长会议提出《抓住机遇 乘势而上 奋力档案事业发展新局面》，国家档案局局长陆国强也明确指出，“要加快推进档案信息化战略转型，切实保障信息化建设的前瞻性、针对性、实效性，进一步加强顶层设计，大力完善基础设施，加强标准规范建设，拓展档案工作数字化网络化智能化的应用场景。”这也近一步对新时代的档案管理及未来五年档案事业规划纲要明确了方向。

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